Henkilötietojen käyttö Lahden Talot -organisaatiossa

Lahden Talot Oy (jäljempänä ”Lahden Talot”) harjoittama asuntovuokraustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen tai asiakkaan antamaan suostumukseen. Henkilötietoja käytetään esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon, asiakastyytyväisyys- ja muihin kyselyihin sekä asiakasviestintään, asuntojen kunnossapitotehtäviin sekä asuntojen markkinointiin. Lahden Talot kiinnittää erityistä huomiota asiakkaan yksityisyyden ja henkilötietojen suojaukseen, ja noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa. 

Henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakkaalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja kerätään mm. Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Lahden Talot voi lisäksi kerätä www-sivustoillaan käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten www-analytiikan, avulla (ks. lisää http://www.lahdentalot.fi/yritys/henkilotietojenkayttolahdentalotkonsernissa/kayttoehdot). Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Lahden Talojen ulkopuolelle, pois lukien asunnon omistajan vaihtumista koskevat tilanteet ja tietosuojasuunnitelman mukaiset yhteistyötahot. 

Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö pyydetään lähettämään osoitteeseen Lahden Talot Oy, Asiakaspalvelu, Mariankatu 19, 15110 Lahti. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta. 

Asiakkaalla on oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva itseään koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton tieto. Korjausvaatimukset Lahden Talot, Asiakaspalvelu, Mariankatu 19, 15110 Lahti. 

Kielto-oikeudella tarkoitetaan henkilön oikeutta kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin. Aiemmin annetun suoramarkkinointiluvan voi myös peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla kiellosta sähköpostitse osoitteeseen asuntojentarjonta@lahdentalot.fi. 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla olevasta asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan rekisterin (asiakasrekisteri) rekisteriselosteesta.

Lahden Talot -konsernin tietosuojavastaava on Vera Pakarinen, vera.pakarinen@lahdentalot.fi

Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä 

Lahden Talot Oy (y-tunnus: 1108275-0) 
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Piia Jokiaho
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 
piia.jokiaho@lahdentalot.fi 

3. Rekisterin nimi

Lahden Talot asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.: 

– asiakkaan tietojen ylläpito 
– vuokrareskontran ylläpito 
– asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt 
– asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille 
– vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä 
– vuokrasopimusten päättäminen 
– Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista: 

Perustiedot, kuten 

– nimi 
– henkilötunnus 
– yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet) 
– sukupuoli 

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten 

– asiakasnumero 
– asiakkuuden alkupäivämäärä 
– samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä 
– samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus 
– kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset 
– rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset 
– tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle 
– tieto mahdollisesta edunvalvojasta 
– tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta 
– tulo- ja varallisuustiedot 
– luottotiedot 
– velkajärjestelytieto 
– perintätieto 
– asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot 
– asunnon tarvetta koskevat tiedot 
– vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset 
– alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot 
– reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot 
– rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot 
– pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen 
– suoramarkkinointiluvat ja kiellot 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista. 

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, 
rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. 

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen 

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Lahden Talojen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Lahden Talojen puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, huolto, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi. 

Mikäli asunnon omistajaksi tulee Lahden Talojen ulkopuolinen taho, voi Lahden Talot luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot. 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

8. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. 

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. 

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella. 

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

Rekisteriseloste, työnhakijarekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Lahden Talot Oy (y-tunnus: 1108275-0) 
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Jenni Lauhia 
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 
jenni.lauhia@lahdentalot.fi 

3. Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekrytointitarpeet ja työhakemusten käsittely sekä niiden luomat tarpeet. 

5. Rekisterin tietosisältö

– nimi 
– syntymäaika 
– osoite 
– puhelinnumero 
– sähköpostiosoite 
– peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen 
– muu suoritettu koulutus 
– sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot 
– erityisosaaminen 
– kielitaito 
– nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) 
– tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) 
– suosittelijat 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Hakijan sähköisesti tai paperilla toimittamat tiedot liitteineen. 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojen luovutusta ja siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei ole. 

Tietoja ei luovuteta Lahden Talojen ulkopuolelle. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, jonne on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä. 

Atk-järjestelmään talletetut tiedot säilytetään keskitetysti lukitussa ja valvotussa atk-konesalissa, joka on palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Tietoihin on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä, joilta edellytetään järjestelmään kirjautumisessa yksilöllistä käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Rekisteriseloste, kameravalvontarekisteri

1. Rekisterinpitäjä 

Lahden Talot Oy (y-tunnus: 1108275-0) 
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Eero Kumpulainen 
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 
eero.kumpulainen@lahdentalot.fi 

3. Rekisterin nimi

Kameravalvontarekisteri 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterinpitäjän omistamilla kiinteistöillä tapahtuneiden rikosten ja ilkivallan sekä muiden väärinkäytösten selvittäminen. 

5. Rekisterin tietosisältö

Videokuvaa kohteissa liikkuneista henkilöistä, ajoneuvoista jne. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Videokamerat 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Lahden Talojen ulkopuolelle. 
Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille. 

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin kuvaaminen olisi tapahtunut. Pyynnön esittäjän tulee liittää tarkastusoikeuspyyntöön oma valokuvansa. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. 

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

Rekisteriseloste, sidosryhmärekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Lahden Talot Oy (y-tunnus: 1108275-0) 
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Mari Barker 
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 
mari.barker@lahdentalot.fi 

3. Rekisterin nimi

Sidosryhmärekisteri 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Lahden Talojen ja sen sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen. 

5. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteri sisältää henkilötietojen käyttötarkoituksen toteuttamisen kannalta tarvittavat tiedot, kuten: 

– nimitiedot 
– titteli/asema 
– työnantaja 
– yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) 

Rekisterin tiedot poistetaan välittömästi, kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole, mikäli rekisterinpitäjällä ei ole lain tai muun viranomaismääräyksen mukaista velvoitetta tietoja säilyttää. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään (mm. tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä). Tietoja voidaan kerätä myös ulkopuolisista lähteistä, kuten lehdistä ja muista julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista internet- ja muista lähteistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä. 

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei luovuteta Lahden Talojen ulkopuolelle eikä tietoja siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

8. Rekisterin suojaus 

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. 

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. 

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella. 

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

Käyttöehdot

Nämä käyttöehdot sisältävät Lahden Talot Oy:n (jäljempänä ”Lahden Talot”) osoitteissa https://www.lahdentalot.fi ylläpitämien www-sivustojen ja niiden sisältämien palvelujen (jäljempänä ”sivustot ja palvelut”) käyttöä koskevat yleiset ehdot, joita käyttäjä sitoutuu noudattamaan sivustoja ja palveluja käyttämällä. 

Lahden Taloilla on milloin tahansa oikeus muuttaa sivustojen ja palvelujen sisältöä ja niiden saatavilla oloa tai lopettaa sivustojen julkaisemisen ja niillä olevien palvelujen tarjoamisen joko väliaikaisesti tai lopullisesti. Lahden Taloilla on myös oikeus milloin tahansa muuttaa näitä käyttöehtoja. 

Immateriaalioikeudet

Kaikki sivustoilla ja palveluissa julkaistava aineisto on Lahden Talojen tavaramerkkioikeuden, tekijänoikeuden ja/tai muiden immateriaalioikeuksien suojaamaa omaisuutta, lukuun ottamatta kolmansien osapuolien tuottamia ja sivustoille mahdollisesti liitettyjä palveluja, kuten karttapalvelu. Lahden Talot pidättää kaikki oikeudet sivustoilla ja niiden sisältämissä palveluissa julkaistavaan aineistoon. 

Sivustoilla ja palveluissa julkaistavaa aineistoa saa selata ja ottaa siitä jäljennöksiä tulostamalla tai lataamalla tiedosto tietokoneelle. Aineistoa saa kuitenkin käyttää vain ei-kaupalliseen ja henkilökohtaiseen tarkoitukseen. Jäljennöksiä tai osaa niistä ei saa myydä tai jakaa sähköisesti tai paperikopioina kaupallisessa tarkoituksessa eikä muuttaa tai liittää muuhun aineistoon tai muihin www-sivuihin. Lehdistötiedotteita saa julkaista tiedotusvälineissä edellyttäen, että lähde mainitaan. 

Vastuunrajoitus

Sivustot ja palvelut toimitetaan ”sellaisena kuin ne ovat”. Lahden Talot tekee parhaansa, jotta sivustot ja palvelut ovat saatavilla ja niitä voidaan käyttää keskeytyksettä ja virheettömästi, ja että niiden sisältämät aineistot ja tiedot ovat ajan tasalla ja paikkansa pitäviä. Lahden Talot ei kuitenkaan vastaa sivustojen ja palvelujen saatavuuden, käytön keskeytymisen tai virheellisyyden taikka niiden sisältämien aineistojen ja tietojen aiheuttamista suorista, epäsuorista, satunnaisista, erityisistä tai välillisistä vahingoista, liikevoiton menetyksistä tai liiketoiminnan keskeytyksestä, vaikka tällaisen vahingon mahdollisuudesta olisi ilmoitettu Lahden Taloille. 

Sivustoilla ja palveluissa voi olla linkkejä ulkopuolisten tahojen ylläpitämille www-sivustoille ja niillä oleviin palveluihin (esim. karttapalvelu). Tällaiset linkit ovat yksinomaan käyttäjiä varten tarjolle asetettuja palveluja eikä Lahden Talot vastaa näistä sivustoista, sivustojen sisällöstä tai sisällön oikeellisuudesta eikä myöskään ko. sivustoilla kerättyjen henkilötietojen rekisteröinnin lainmukaisuudesta. 

Henkilötietojen käsittely (tietosuoja)

Lahden Talojen www-sivustoilla voi olla palveluja, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakkaalta itseltään sekä mm. Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä ja Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Henkilötietoja käytetään mm. asiakassuhteiden hoitoon, asiakastyytyväisyys- ja muihin kyselyihin sekä asiakasviestintään. Kerätyt henkilötiedot ovat osa Lahden Talojen henkilörekistereitä. Lisätietoa henkilötietojen käytöstä ja Lahden Talojen henkilörekistereiden rekisteriselosteet löydät osoitteesta http://www.lahdentalot.fi/yritys/henkilotietojenkayttolahdentalotkonsernissa

Tietoyhteiskuntakaaren 190 §:n mukainen yhteyspiste 

Lahden Talot Oy (y-tunnus: 1108275-0) 
Mariankatu 19 
15110 Lahti 
Puh. (03) 851 570 
asuntojenvuokraus@lahdentalot.fi