Lahden Talojen yhteiskäyttöautopalvelun asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Laadittu 11.3.2022

1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Lahden Talot Oy, Mariankatu 19, 15110 Lahti, puh. 03 851 570

Lahden Talot -konsernin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@lahdentalot.fi

2 Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojesi käsittely perustuu yhteiskäyttöauton vuokrausta koskevaan sopimukseen sekä Lahden Talojen oikeutettuun etuun (esim. perintä, suoramarkkinointi, väärinkäytösten selvittäminen) sekä suostumukseesi (kuten evästeet, sijaintitieto). Tietojesi käsittelyn tarkoituksena on:

  • Yhteiskäyttöauton vuokraus Lahden Talojen asukkaille ja muille rajatuille sidosryhmille
  • Palvelun tarjoaminen ja yhteiskäyttöautosovelluksen hallinnointi ja ylläpito
  • Asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, myynti ja markkinointi, laskutus ja perintä
  • Asiakastyytyväisyys- ja muut kyselyt sekä asiakasviestintä ja suoramarkkinointi
  • Liiketoiminnan ja asumiseen liittyvien palveluiden kehittäminen sekä tilastointi ja raportointi
  • Väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

3 Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakkaistamme eli yhteiskäyttöauton vuokraajista:

Perustiedot, yksilöintiin ja palveluun rekisteröitymiseen liittyvät tiedot:

  • Nimi, syntymäaika, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Käyttäjätunnus ja salasana palveluun

Asiakkuuteen ja palvelun käyttöön liittyvät tiedot

  • Varauksen tiedot, aktiiviset varaukset ja varaushistoria
  • Maksut, laskutus- sekä perintätiedot
  • Sopimus ja sopimuksen tekemiseen liittyvät tiedot sopimuksen hyväksymisestä VismaSignin kautta
  • Auton sijaintitiedot
  • Verkkosivuston yhteiskäyttöautopalvelun käyttöä koskevat tiedot, kuten rekisteröitymistiedot (sähköpostiosoite, vahvaan tunnistautumiseen liittyvät tiedot), selailu- ja hakutiedot, sijaintitieto, evästeet, IP-osoitteet
  • Markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi palveluun rekisteröitymisen ja yhteiskäyttöauton varaamisen ja vuokraamisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

4 Mille tahoille luovutamme tietoja?

Henkilötietoja luovutetaan vain lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Asiakastietoja voidaan luovuttaa Lahden Talot -konsernin palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu Lahden Talot konsernille kuuluvien palveluiden toteuttamisesta, kuten maksupalvelun tarjoajalle. Palveluntoimittajilta edellytetään lainsäädännön ja toimialan ohjeiden mukaisia tietosuoja- ja salassapitosäännöksien noudattamista. Lisäksi luovutamme henkilötietoja seuraaville tahoille:

  • Viranomaisille, kuten poliisille, ulosottolaitokselle tai muille tahoille esim. pysäköintivirhemaksuihin ym. auton käyttöön liittyviin maksuihin liittyen
  • Perintätoimistolle maksujen perintää varten.

Käytämme seuraavien palvelujen osalta henkilötietojen käsittelyyn palveluntarjoajia:

  • Yhteiskäyttöautopalvelun ylläpitoon sekä palveluun liittyvien asiakastietojen ylläpitoon.

Palvelutarjoajat käsittelevät tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

5 Siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme siirrä henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle.

6 Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Tietojärjestelmissä olevat tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmät ovat suojattuja asianmukaisilla virustorjuntaohjelmilla ja palomuureilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista asiakassuhteen perusteella, tai kunnes rekisteröity pyytää tietojen poistoa. Poistamme ei-aktiivisten asiakkaiden asiakastiedot viimeistään kahden vuoden kuluttua siitä, kun asiakas viimeksi käytti palvelua. Sijaintiedot säilytetään kuusi kuukautta. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin kyseisen henkilön lain (kuten kirjanpitolainsäädäntö) tai sopimussuhteen edellyttämät tiedot sekä tietojen poistoa koskeva tieto. Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettemme säilytä rekisteröidyistä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

7 Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa
  • Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.
  • Oikeus kieltää suoramarkkinointi
  • Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käsittely markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Lisäksi voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa tai peruuttaa antamasi sähköisen suoramarkkinointiluvan ilmoittamalla kiellosta kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestissä olevaa linkkiä kiellon tekemiseen.
  • Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
  • Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
  • Sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.