Päivitetty 27.3.2025

1 Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot rekisteriasioissa

Lahden Talot -konserni, Aleksanterinkatu 8, 15110 Lahti, puh. 03 851 570

Lahden Talot Oy (1108275-0)

Lahden Asunnot Oy (2108080-4)

Lahden Palveluasunnot Oy (2110856-3)

Konsernin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@lahdentalot.fi

Jokainen Lahden Talot konserniin kuuluva yritys vastaa rekisterinpitäjänä omien asiakkaidensa henkilötietojen käsittelystä. Lahden Talot Oy ylläpitää keskitetysti konserniyritysten asiakkaiden henkilötietoja ja käsittelee niitä hallinnollisia tarkoituksia sekä konsernin liiketoiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten.

2 Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojesi käsittely perustuu sopimukseen, kuten vuokrahakemukseen ja vuokrasopimukseen, jos olet yksityishenkilö tai yksityinen elinkeinonharjoittaja. Jos taas toimit yrityksen tai yhteisön työntekijänä tai edustajana, käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Tällöin oikeutettu etumme on varmistaa asiakassuhteiden hallinta, mukaan lukien sujuva viestintä, sopimusten ja velvoitteiden hallinta sekä asiakaspalvelu ja tukitoiminnot.

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu lakiin (kuten arava- ja korkotukiasuntoihin liittyvät lait), Lahden Talojen oikeutettuun etuun esim. perinnän, suoramarkkinoinnin, ja väärinkäytösten selvittämisen osalta sekä suostumukseesi (kuten evästeet). Tietojesi käsittelyn tarkoituksena on:

• asuntojen vuokraus, asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, vuokrasuhteen ylläpito, laskutus ja perintä
• asumiseen liittyvien palveluiden myynti ja markkinointi, kuten autopaikka-, sauna- ja pesulavuorot, ovenavauspalvelu
• asukasluettelon ylläpito
• avainhallinta ja sähköinen lukitusjärjestelmä
• mahdollisten asukashäiriöihin liittyvien ilmoitusten ja tilanteiden hoito
• asiakastyytyväisyys- ja muut kyselyt sekä asiakasviestintä ja suoramarkkinointi
• vikailmoitusten hoito sekä asuntojen remontointi- ja kunnossapitotehtävien hoito
• liiketoiminnan ja asumiseen liittyvien palveluiden kehittäminen sekä tilastointi ja raportointi
• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

3 Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakkaistamme eli vuokranhakijoista, vuokralaisista, mahdollisista kanssavuokralaisista sekä palvelukanavaamme rekisteröityneistä. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa sinusta kerätään missäkin tilanteessa.

Vuokranhakijoista ja vuokralaisista

Asiakkaan perustiedot ja yksilöintiin liittyvät tiedot:

• vuokralaisen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä tarvittaessa syntymäaika ja passin tai EU henkilökortin numero

Asiakkuuteen, kuten vuokranhakuun ja vuokrasuhteen hallinointiin liittyvät tiedot:

• asiakasnumero ja asiakkuuden alkupäivämäärä
• samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison nimi ja henkilötunnus
• samassa taloudessa asuvien täysi-ikäisten henkilöiden nimet ja henkilötunnukset sekä sisään- ja ulosmuuttoajat
• samassa taloudessa asuvien alaikäisten nimet ja syntymäajat sekä sisään- ja ulosmuuttoajat
• asuntotarpeeseen liittyvät tiedot ja asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
• tieto mahdollisesta edunvalvojasta
• vuokranmaksukyvyn arviointiin vaikuttavat tiedot taloudellisesta asemasta, kuten tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, velkajärjestelytieto
• ARA-asuntokannan osalta lain edellyttämät tiedot ja liitteet vuokralaisesta asukasvalintapäätökseen liittyen
• vuokrasopimukseen ja -suhteeseen liittyvät tiedot ja vuokraushistoria, kuten vuokran maksu- ja perintätiedot sekä häätötoimenpiteet, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiseen liittyvät tiedot
• tiedot asumiseen liittyvistä palveluista, kuten autopaikka- ja saunavuorot
• avainten luovutuksiin liittyvät tiedot, avainhallinnan ja sähköisen lukitusjärjestelmän tiedot
• asiakkaan asiointitiedot, kuten reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet ml. valitukset sekä annetut huomautukset ja varoitukset sekä puheluiden tallenteet, joiden käyttötarkoitus on asiakaspalvelun kehittäminen ja laadun varmistaminen asiakassuhteen hoito, kuten asiakaspalautteen tai reklamaation käsittely.
• markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot sekä uutiskirjeiden lähettäminen
• pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen ja vakuuden palautukseen liittyen
• verkkosivuston, sähköisten kanavien ja palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten rekisteröitymistiedot (esim. sähköpostiosoite, vahvaan tunnistautumiseen liittyvät tiedot), selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Yritys- ja yhteisövuokranhakijoiden ja vuokralaisten päättäjistä ja yhteyshenkilöistä

• perustiedot: nimi, titteli, työnantaja-/yritystieto, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä yksityisten elinkeinonharjoittajien osalta toiminnanharjoittajan nimi ja y-tunnus

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi vuokranhaun ja vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä sekä vuokrasuhteen aikana. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä (esim. luottotiedot). Lisäksi tunnistautuessasi palveluihimme, saamme sähköisiä tunnistuspalveluja tarjoavilta tahoilta henkilötietojasi tunnistautumiseen liittyen (kuten mobiilivarmenne).

4 Mille tahoille luovutamme tai siirrämme tietoja?

Henkilötietoja luovutetaan vain lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Asiakastietoja voidaan luovuttaa Lahden Talot -konsernin palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu Lahden Talot -konsernille kuuluvien palveluiden toteuttamisesta, kuten maksupalvelun tarjoajalle. Palveluntoimittajilta edellytetään lainsäädännön ja toimialan ohjeiden mukaisia tietosuoja- ja salassapitosäännöksien noudattamista. Lisäksi luovutamme henkilötietoja seuraaville tahoille:

• asukasvalintapäätökset Valtion tukeman asuntorakentamisen keskukselle (VARKE) lain mukaisesti
• viranomaisille, kuten tullille, poliisille, viranomaisia koskevien lakien tiedonsaantioikeuksien perusteella
• Lahden kaupungin asumisneuvonnalle sekä Kansaneläkelaitokselle (KELA) vuokranmaksuun ja tukien maksamiseen liittyen
• sosiaaliviranomaisille asumisneuvontapalvelun toteuttamiseksi ja sosiaalihuollon tarpeen arvioimiseksi lain tai antamasi suostumuksen perusteella
• vakuutusyhtiölle vahingonkorvausvaatimusten käsittelyä varten
• perintätoimistolle maksujen perintää varten
• ulosottolaitokselle perintää ja häätöä varten.

Käytämme seuraavien palvelujen osalta henkilötietojen käsittelyyn palveluntarjoajia:

• vuokranhakijoiden ja vuokralaisten tietojen ylläpitoon ja vuokraukseen liittyen
• asiakaspalvelupuheluiden tallentamiseen ja ylläpitoon
• huoltoyhtiölle kuuluvien tehtävien, kuten asuntokohtaisten palvelujen esim. parkkipaikkojen, saunavuorojen osalta
• avaintenhallinta ja -luovutuspalveluun sekä kulunhallintaan liittyen
• asiakastyytyväisyyskyselyiden tekemiseen ja uutiskirjeiden lähettämiseen
• sähköiset tunnistuspalvelut
• asumiseen liittyvien palveluiden tarjoamiseen.

Palvelutarjoajat käsittelevät tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

5 Siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme siirrä henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle.

6 Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Tietojärjestelmissä olevat tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmät ovat suojattuja asianmukaisilla virustorjuntaohjelmilla ja palomuureilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista vuokranhaun tai vuokrasuhteen perusteella. Vuokrahakemukset säilytetään viisi vuotta hakemuksen vastaanottamisesta. Vuokralaisten tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti vuokrasuhteen ajan ja kuuden vuoden ajan vuokrasuhteen päättymisestä lukien paitsi, milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään. Lisäksi Lahden Talot noudattaa arava- ja korkotukiasuntoihin liittyviä sääntöjä ja ohjeistuksia säilytysaikojen osalta ja asuntovalintapäätöksiä säilytetään 10 vuotta vuokrasuhteen alusta lukien.

Uutiskirjeen postituslistaa varten antamiasi henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin haluat vastaanottaa uutiskirjettämme. Puhelutallenteita säilytetään kuusi kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Asiakastyytyväisyyskyselyiden vastauksia säilytetään enintään kuusi kuukautta, jonka jälkeen tiedot anonymisoidaan.

7  Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevan pyynnön, kuten tietopyynnön, voit tehdä kohdassa 1 mainittujen kanavien kautta, kuten postitse, sähköpostitse tai toimispisteemme asiakaspalvelussa. Tarvittaessa voimme pyytää sinua täsmentämään pyyntöä. Huomioi, että tietoturvasyistä meidän on varmistettava pyynnön tekijän henkilöllisyys ennen pyynnön täyttämistä, jolloin voimme tarvittaessa vaatia lisätietoja tai rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä esim. henkilöllisyystodistuksella.

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:

Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja tarkastaa sinua koskevat henkilötiedot

Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta kerätyt henkilötiedot. Jos lähetät tietopyynnön useammin kuin kerran vuodessa, voimme periä siitä korvauksen, joka kattaa tietopyynnöistä aiheutuvat kohtuulliset ja välittömät kustannukset.

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Pyrimme kuvauksilla tietosuojakäytännöistämme, kuten tietosuojaselosteilla antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Lisäksi sinulla on aina oikeus esittää tarkentavia lisäkysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä.

Oikeus henkilötietojen oikaisuun

Mikäli sinua koskevat henkilötietomme ovat virheellisiä, sinulla on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista. Jos korjaamme henkilötietoja pyyntösi perusteella, ilmoitamme tietosuoja-asetuksen mukaisesti mahdollisuuksien mukaan oikaisusta myös kaikille niille tahoille, joille virheellisiä tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen

Voit pyytää henkilötietojesi poistamista tietosuoja-asetuksen mukaisesti esim., jos tietojasi on käytetty laittomasti tai tietoja ei enää tarvita. Tietojen poisto -oikeutta ei kuitenkaan ole esim., jos tietojen käsittely perustuu lakiin tai tietoja tarvitaan oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta poistoa laissa säädetyin perustein.

Oikeus peruuttaa suostumus ja kieltää suoramarkkinointi

Voit milloin tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin ja muihin tarkoituksiin antamasi suostumukset ilmoittamalla peruutuksesta kohdassa 1 mainitulla tavalla tai asiakaspalveluumme. Luvan sähköiseen suoramarkkinointiin voit myös peruuttaa käyttämällä suoramarkkinointiviestissä olevaa linkkiä peruutuksen tekemiseen. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen. Voit lisäksi kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin (sitä koskeva profilointi mukaan lukien).

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Erityisistä henkilökohtaisista tilanteeseesi liittyvistä syistä sinulla on oikeus myös vastustaa henkilötietoihisi kohdistuvia käsittelytoimia. Pyynnön yhteydessä sinun tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella käsittelyä vastustetaan. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein. Suoramarkkinoinnin voi kieltää aina ilman perustetta.

Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Mikäli katsot, että käsittelemme henkilötietojasi esim. lainvastaisesti, ne ovat virheellisiä tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tällöin voimme käsitellä tietoja vain rajatuissa tilanteissa, kuten sinun suostumuksellasi; oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; yleisen edun vuoksi; toisen henkilön suojaamiseksi. Tietojen rajoitustilanteessa ilmoitamme lain mukaisesti mahdollisuuksien mukaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle

Sinulla oikeus saada meille itse toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyynnön voi kohdistaa ainoastaan henkilötietoihin, joita käsitellään automaattisesti ja, joiden käsittely perustuu joko suostumukseesi tai sopimukseen. Tietojen siirto ei saa vaikuttaa haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (PL 800, 00531 Helsinki, sähköposti: tietosuoja@om.fi). Tietosuojavaltuutetun toimistosta saat myös lisää tietoa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksiisi liittyvistä asioista.