Lahden Talojen kiinteistöjen lukitusjärjestelmiin kerättäviä henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste
Päivitetty 5.3.2023
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja kiinteistöjemme lukitusjärjestelmiin liittyen. Mikäli sinulla on kysymyksiä tietosuojaselosteeseen tai henkilötietojen käsittelyyn liittyen voit olla yhteydessä Lahden Talot -konsernin tietosuojavastaavaan: tietosuojavastaava@lahdentalot.fi.
1 Rekisterinpitäjät
Lahden Talot Oy (1108275-0) ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt: Lahden Asunnot Oy (2108080-4) ja Lahden Palveluasunnot Oy (2110856-3)
2 Yhteystiedot tietosuoja-asioissa
Lahden Talot Oy / Tietosuoja-asiat
Mariankatu 19, 15110 Lahti
Puh. 03 851 570
Konsernin tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuojavastaava@lahdentalot.fi
3 Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?
Jokainen konserniyhtiö rekisterinpitäjänä ylläpitää omaa rekisteriä hallinnoimiensa kiinteistöjen lukitusjärjestelmiin liittyen. Henkilötietojen käsittely perustuu Lahden Talot -konsernin oikeutettuun etuun sekä vuokrasopimukseen (asuntojen avainhallinnan osalta).
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on kulunhallinnan turvallinen järjestäminen:
- Tilojen käytön hallinta, tilojen kulkuoikeuksien ja avainten hallinta
- Vahinkotilanteiden ja rikosten ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen
- Kiinteistön ja asukkaiden omaisuuden suojaaminen sekä asukkaiden ja muiden henkilöiden turvallisuuden varmistaminen.
4 Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot henkilöistä, joille on luovutettu kiinteistön avain:
- Avaimien vastaanottajan nimi ja asuinhuoneiston osoite; avaimen numero sekä sille määritetty kulkuoikeus
- Tiedot avaimen luovuttamisesta ja palauttamisesta (sis. ajankohta, avaimen nro ja kuittaus sekä tarvittaessa valtakirja).
Lukitusjärjestelmä muodostaa avaimen käytön perusteella rekisterin, johon tallentuvat kiinteistöstä riippuen kiinteistön yleisten tilojen kulkutapahtumat (päivämäärä, kellonaika, ko. kiinteistö ja ovi) ja/tai kulkujärjestys lukkorunkoon eli tieto avaimen käytöstä ilman tarkkaa aikatietoa).
Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti asukkaalta/avaimen haltijalta itseltään avaimen luovutuksen ja valvonnan yhteydessä. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
5 Mille tahoille luovutamme tai siirrämme tietoja? Siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle?
Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti Lahden Talot -konsernin ulkopuolelle, emmekä siirrä niitä ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten tulliviranomaisille tai poliisille rikosten tutkintaa varten.
Käytämme lukitusjärjestelmien hallinnointiin ja ylläpitoon sekä avainhallintaan ulkopuolia palveluntarjoajia, kuten lukkoliikkeitä. Solmimme kaikkien palveluntarjoajien kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja edellytämme yhteistyökumppaneidemme käsittelevän henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tuottamiseksi.
6 Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Tietoja säilytetään tietojärjestelmissä ja alustoilla, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi.
Tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi. Kulkutapahtumatietoja säilytetään tietokannassa enintään kahden kuukauden ajan. Tietoja, joita tarvitaan esim. oikeusvaateen esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka todistusaineistona rikosasiassa, säilytetään niin kauan kuin asian käsittely on saatettu loppuun esim. asiasta on saatu lainvoimainen tuomio.
7 Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa 2 kohdassa mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa
- Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
- Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
