Päivitetty 8.3.2022

1 Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot rekisteriasioissa

Lahden Talot -konserni, Mariankatu 19, 15110 Lahti, puh. 03 851 570

Lahden Talot Oy (1108275-0)

Lahden Asunnot Oy (2108080-4)

Lahden Palveluasunnot Oy (2110856-3)

Konsernin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@lahdentalot.fi

Jokainen Lahden Talot konserniin kuuluva yritys vastaa rekisterinpitäjänä omien asiakkaidensa henkilötietojen käsittelystä. Lahden Talot Oy ylläpitää keskitetysti konserniyritysten asiakkaiden henkilötietoja ja käsittelee niitä hallinnollisia tarkoituksia sekä konsernin liiketoiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten.

2 Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojesi käsittely perustuu sopimukseen, kuten vuokrahakemukseen ja vuokrasopimukseen, Lahden Talojen palvelukanavan käyttäjäksi rekisteröitymiseen, lakiin (kuten arava- ja korkotukiasuntoihin liittyvät lait), Lahden Talojen oikeutettuun etuun (esim. perintä, suoramarkkinointi, väärinkäytösten selvittäminen) sekä suostumukseesi (kuten evästeet). Tietojesi käsittelyn tarkoituksena on:

• asuntojen vuokraus, asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, vuokrasuhteen ylläpito, laskutus ja perintä
• Lahden Talojen palvelukanavan ylläpito, asumiseen liittyvien palveluiden myynti ja markkinointi
• asiakastyytyväisyys- ja muut kyselyt sekä asiakasviestintä ja suoramarkkinointi
• asuntojen remontointi- ja kunnossapitotehtävien hoito
• liiketoiminnan ja asumiseen liittyvien palveluiden kehittäminen sekä tilastointi ja raportointi
• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

3 Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakkaistamme eli vuokranhakijoista, vuokralaisista, mahdollisista kanssavuokralaisista sekä palvelukanavaamme rekisteröityneistä. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa sinusta kerätään missäkin tilanteessa.

Vuokranhakijoista ja vuokralaisista

Perustiedot ja yksilöintiin liittyvät tiedot:

• vuokralaisen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Asiakkuuteen, kuten vuokranhakuun ja vuokrasuhteen hallinointiin liittyvät tiedot:

• asiakasnumero ja asiakkuuden alkupäivämäärä
• samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison nimi ja henkilötunnus
• kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden nimet ja henkilötunnukset
• asuntotarpeeseen liittyvät tiedot ja asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
• tieto mahdollisesta edunvalvojasta
• vuokranmaksukyvyn arviointiin vaikuttavat tiedot taloudellisesta asemasta, kuten tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, velkajärjestelytieto
• ARA-asuntokannan osalta lain edellyttämät tiedot ja liitteet vuokralaisesta asukasvalintapäätökseen liittyen
• vuokrasopimukseen ja -suhteeseen liittyvät tiedot ja vuokraushistoria, kuten vuokran maksu- ja perintätiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiseen liittyvät tiedot
• reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot asiakaspalvelun kehittämistä varten
• markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
• pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen ja vakuuden palautukseen liittyen
• verkkosivuston, palvelukanavan ja muiden sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten rekisteröitymistiedot (sähköpostiosoite, vahvaan tunnistautumiseen liittyvät tiedot), selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Yritys- ja yhteisövuokranhakijoiden ja vuokralaisten päättäjistä ja yhteyshenkilöistä

• perustiedot: nimi, titteli, työnantaja-/yritystieto, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi vuokranhaun ja vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä sekä vuokrasuhteen aikana. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä (esim. luottotiedot).

4 Mille tahoille luovutamme tai siirrämme tietoja?

Henkilötietoja luovutetaan vain lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Asiakastietoja voidaan luovuttaa Lahden Talot -konsernin palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu Lahden Talot konsernille kuuluvien palveluiden toteuttamisesta, kuten maksupalvelun tarjoajalle. Palveluntoimittajilta edellytetään lainsäädännön ja toimialan ohjeiden mukaisia tietosuoja- ja salassapitosäännöksien noudattamista. Lisäksi luovutamme henkilötietoja seuraaville tahoille:

• asukasvalintapäätökset Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus (ARA) lain mukaisesti
• viranomaisille, kuten tullille, poliisille, Kansaneläkelaitokselle (KELA), ulosottolaitokselle, sosiaaliviranomaisille sekä asumisneuvonnalle
• perintätoimistolle maksujen perintää varten
• kolmansille osapuolille, mikäli palvelukanavan käyttäjänä varaat ja/tai tilaat palvelukanavamme kautta kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita. Tällöin ko. palveluntarjoaja vastaa henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpitäjänä tietosuojavelvoitteistaan omalta osaltaan ja tietosuojaselosteensa mukaisesti.

Käytämme seuraavien palvelujen osalta henkilötietojen käsittelyyn palveluntarjoajia:

• vuokranhakijoiden ja vuokralaisten tietojen ylläpitoon ja vuokraukseen liittyen
• asiakaspalvelupuheluiden tallentamiseen
• huoltoyhtiölle kuuluvien tehtävien, kuten asuntokohtaisten palvelujen esim. parkkipaikkojen, saunavuorojen osalta
• avaintenhallinta ja -luovutuspalveluun liittyen
• asiakastyytyväisyyskyselyiden tekemiseen ja uutiskirjeiden lähettämiseen
• palvelukanavan ylläpitoon
• asumiseen liittyvien palveluiden tarjoamiseen.

Palvelutarjoajat käsittelevät tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

5 Siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme siirrä henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle.

6 Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Tietojärjestelmissä olevat tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmät ovat suojattuja asianmukaisilla virustorjuntaohjelmilla ja palomuureilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista vuokranhaun tai vuokrasuhteen perusteella. Vuokrahakemukset säilytetään viisi vuotta hakemuksen vastaanottamisesta. Vuokralaisten tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti vuokrasuhteen ajan ja kuuden vuoden ajan vuokrasuhteen päättymisestä lukien paitsi, milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään. Lisäksi Lahden Talot noudattaa arava- ja korkotukiasuntoihin liittyviä sääntöjä ja ohjeistuksia säilytysaikojen osalta ja asuntovalintapäätöksiä säilytetään 10 vuotta vuokrasuhteen alusta lukien.

7  Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa
  • Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

• Oikeus peruuttaa suostumus
  • Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

• Oikeus kieltää suoramarkkinointi
  • Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käsittely markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Lisäksi voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa tai peruuttaa antamasi sähköisen suoramarkkinointiluvan ilmoittamalla kiellosta kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestissä olevaa linkkiä kiellon tekemiseen.

• Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
  • Sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.